Home-office в Германии: как списать расходы, если работаете из дома

В трудные времена, когда цены на энергоносители и коммунальные услуги растут, немецкое правительство помогает работникам и предоставляет налоговый вычет за работу из дома.

Некоторые немецкие работники и раньше работали постоянно или время от времени из дома. Но с 2020 года из-за пандемии целым отделам пришлось перейти на домашний режим. Министерство финансов Германии не осталось в стороне, внедрив льготы для налогоплательщиков.

Если раньше вычет получали лишь обладатели оборудованного домашнего рабочего кабинета, с 2020 всё начало меняться. Теперь появился дополнительный налоговый вычет для тех, у кого нет специально оборудованного домашнего кабинета — Home-Office-Pauschale.

Строгих требований к этому вычету нет — не имеет значения, как выглядит место для выполнения трудовых обязанностей в доме или квартире. Можно корпеть над отчётами хоть в коридоре или на кухне. Ровно как неважно, по какой причине сотруднику разрешено не посещать офис.

Чтобы использовать вычеты за хоум-офис, нужно подать налоговую декларацию и указать, что в определённые периоды работали из дома. Конечно, есть свои правила, ограничения и нюансы. Давайте разбираться, кому и как оформить налоговый вычет за Home-office в Германии в 2024.

Что такое налоговый вычет за домашний офис

Каждый налогоплательщик в Германии вправе ежегодно запрашивать «пересчёт» налогов, подавая сведения о доходах и расходах — налоговую декларацию. Многие затраты включают в так называемые «вычеты» — суммы, которые отнимаются из базы, с которой платится налог, снижая тем самым и налоговое бремя. Чем больше удастся учесть расходов, тем меньше налогов придётся заплатить.

Когда человек работает из дома, он тратит свои средства — на коммунальные услуги, электричество, оборудование места, канцелярские принадлежности и т. п. В декларации он прописывает, когда он работал дома и что приобретал для выполнения трудовых обязанностей. Все эти затраты налоговая служба Finanzamt учитывает при перерасчёте за год. Если налог получается ниже, чем уже было удержано из зарплаты, переплаченная сумма возвращается налогоплательщику на счёт.

Кто имеет право на получение вычета

Вернуть часть налогов может любой наёмный работник.

Предприниматели (все, включая работников свободных профессий) также вправе вычесть из налоговой базы затраты на home-office — это будет учитываться как расходы на ведение бизнеса.

Налоговый вычет за домашний офис в Германии могут одобрить только, если он не был оплачен работодателем. Бывает, фирма сама возмещает расходы сотрудника на удалёнке, и тогда у него нет права на другие льготы.

Вычеты Home-Office-Pauschale без оборудованного рабочего кабинета

До введения возможности списывать Home-Office-Pauschale трудящимися замечалась некоторая несправедливость. Те, у кого были организованы лучшие условия для работы дома (отдельная комната-рабочий кабинет), получали возможность списывать расходы. А те, кто также тратился на электричество, воду и прочее для организации мало-мальски похожее на рабочее, но значительно менее удобное рабочее место, — нет.

С 2020 этот момент наконец заметили и внедрили Home-Office-Pauschale. В декларациях за 2020 и 2021 г. можно было учесть расходы в размере 5€ за каждый день работы из дома. при этом неважно, как и какое место у него там было оборудовано.

С 2023 суммы выросли, и у тех, кто трудился дома в 2022, появился шанс возврата более существенных средств. Теперь за день на дому начали считать по 6€.

Изменились и ограничения:

• Максимальное количество учитываемых для вычета дней домашнего режима в году удвоилось — вместо 120 стало 210. Учитывая, что всего в году порядка 230-250 рабочих дней, это позволяет рассчитывать на солидный возврат.
• Скорректировалась максимальная сумма вычета — ранее она составляла 600€, теперь — 1260€.

Условия получения вычета за работу из дома

С 2023 за каждый день, когда работали преимущественно дома, а не в компании, вычитается фиксированная сумма — 6€.

Условия:

• Если работодатель предоставляет рабочее место в офисе, дополнительным условием является то, что в этот день человек не работал на основном рабочем месте в помещении работодателя (erste Tätigkeitsstätte).
• Если рабочее место работодатель не предоставляет, учесть расходы на работу из дома можно, даже если часть рабочего дня работали в помещении работодателя.

Что конкретно понимается под «преимущественной работой дома», пока не понятно. Скорее всего, это более половины рабочего дня. То есть при восьмичасовом рабочем дне больше 4 часов.

Примеры, как учитываются Home-Office-Pauschale

• Человек работает 8 часов в день, как основное место работы в трудовом договоре прописан офис работодателя, и там есть рабочий стол, за которым он в любой момент может работать. Но работодатель разрешает сотруднику работать и из дома. 5 июня 2023 работник в офис не поехал и работал с 9 утра до 18 часов дома. За этот день можно учесть расходы 6 евро.
• Допустим, человек начал в 9 утра работать дома. Но в 12 почувствовал себя плохо, написали начальнику и остаток дня болел. За этот день теоретически Home-Office-Pauschale не полагается, потому что сотрудник не преимущественно работал из дома. Но по новым правилам ещё нет судебной практики или подробных комментариев. Возможно, что их будут трактовать иначе.
• С 9 до 17 менеджер работал из дома. А потом ещё заехал на 10 минут в офис, чтобы взять документы для завтрашней работы. За этот день Номе-Office-Pauschale тоже не полагается, поскольку в этот день человек ездил на основное место работы.
• С 9 до 17 менеджер выполнял обязанности из дома. А потом ещё заехал к заказчику, чтобы отдать ему результаты работы. За этот день Номе-Office-Pauschale положены. Отличие от предыдущего варианта: человек ездил не на основное место работы, а куда-то ещё.

Сколько можно сэкономить

Лимит, установленный налоговой службой, — 1260€ в год для всех видов профессиональной деятельности.

Это не зависит от:

• Конкретного места и обустройства рабочего места в доме. Сотрудник вправе сидеть в отдельном кабинете или на диване с ноутбуком.
• Предоставления другого рабочего места работодателем. Даже если есть свободные офисные помещения, когда с работодателем достигнута договорённость об удалённой работе, за домашние расходы оформляется вычет.

Есть важный нюанс: 1230€ расходов на работу по найму в любом случае учитываются при расчёте налога — Arbeitnehmerpauschbetrag.

Расходы на эту сумму не нужно доказывать — они вычитаются автоматически, даже если ничего не прописывать в декларации.

Даже если убедите налоговую, что работали весь год из дома, налоговый вычет составит 1260€ (максимальный лимит). Это всего на 30€ больше чем то, что налоговая и так бы учла. Уменьшение налога из-за этих дополнительных расходов составит всего несколько евро.

Смысл фиксировать вычеты Home-Office-Pauschale есть, когда реальные расходы на работы были гораздо больше.

Увеличить цифру можно, если иногда ездили и в офис. Прибавьте надбавку в размере 30 евроцентов/километр пути за те дни, когда находились в офисе. А для поездок на работу за каждый километр сверх 20 км считается по 38 евроцентов.

Бывают и другие расходы, связанные с получением дохода, на которые можно получить вычет Home-Office-Pauschale.

Какие расходы Home-Office-Pauschale учитываются

Всё необходимое для работы разрешается вносить в декларацию. Например, покупка:

• ПК
• Принтера
• Стеллажа, офисного кресла или полок для документов и книг
• Программного обеспечения
• Обучающих курсов
• Специальной литературы
• Канцелярских принадлежностей

Раньше, если вещь была дороже 800€ (для предпринимателя — 800€ плюс НДС, при ставке в 19 % это будет 952€ ), её приходилось списывать ежемесячными платежами в течение всего периода использования. Это было невероятно долго — например, за офисную мебель вычеты понемногу учитывались целых 13 лет.

Но с 2021 позиция Министерства Финансов изменилась по отношению к компьютерам, и все облегчённо вздохнули. В 2024, если сотрудник приобрёл ПК, не нужно ждать возврата налогов 3 года (как было ранее). Вся сумма покупки вносится в вычет сразу за прошлый год.

Также в счёт идут профсоюзные взносы, связанный с работой, затраты на переезд в другой дом для ведения трудовой деятельности.

Возмещение расходов на проездной билет при работе на дому

Никто не знает, что произойдёт в ближайшее время, поэтому нет гарантии, что купленный проездной на автобус на год пригодится. Это испытали многие сотрудники, вынужденные работать удалённо из-за пандемии. Люди купили билеты, которые практически не использовались в течение года. Потратили свои деньги, которые, к счастью, можно учесть как расходы на работу.

Налоговая этот вид вычетов использует вместо льготы за проезд до работы/обратно, которая рассчитывается в размере 30 центов за километр пути в одну сторону.

Конечно, проездной часто используется не только для поездок в офис, но и для личных целей, поэтому сумму могут учесть не целиком. Но в декларации можно указать 100% стоимости, а там уж как повезёт.

Налоговый вычет при наличии домашнего кабинета Home-Office

Расходы на офисное помещение дома учитываются, если комната или кабинет отделены от жилой зоны стенами и дверьми. Подвал, небольшая комнатка будут считаться. Просто отделённое полочкой или перегородкой уютное пространство в помещении — нет.

Если нет отдельного кабинета в доме, разрешается претендовать лишь на Home-Office-Pauschale.

С 2023 домашний кабинет должен быть также центром профессиональной деятельности. Это значит, что человек из дома выполняет действия, которые характеризуют его профессию. Иначе расходы на домашний кабинет не учитываются.

Если хотите учесть расходы на работу из дома за расчётный перод 2023 год, можно выбрать одно из двух:

1. Рассчитать и включить в расходы всё, что связано с домашним кабинетом. Например:

• долю арендной платы,
• коммунальные расходы (вода, отопление, электричество и т.п.),
• клининговые услуги,
• страхование,
• лампы,
• ковры.

При этом неважно, сколько часов день в реальности специалист посвящает труду на благо компании, а также есть ли возможность выполнять обязанности по местоположению фирмы.

2. Вместо этого можно учесть фиксированную сумму в максимум 1260€ за год. Тогда фактические расходы рассчитывать и доказывать не нужно. Если человек использовал домашний кабинет для работы не весь год, эта сумма уменьшается пропорционально количеству месяцев, в которые налогоплательщик работал из дома.

Как рассчитать расходы на содержание рабочего кабинета

Сначала определите долю расходов владельца кабинета от общих затрат на квартиру.

Доля home-офиса от общей жилой площади рассчитывается так:

площадь кабинета / общая площадь квартиры * 100

Например, сотрудник в квартире 60 кв. м обустроил полноценный кабинет площадью 3Х3 метров. Его доля: 9 кв. м / 60 кв. м Х 100 = 15%.

Получается, что от арендной платы и дополнительных трат (коммуналка, страховые взносы, ремонт помещения) учитывается 15%.

Офисная мебель, компьютерное оборудование и другие орудия труда учитываются отдельно — в любом случае, даже без наличия домашнего офиса.

Если речь о собственном жилье, логика подсчётов такая же: определяется доля кабинета, затем в качестве расхода пропорционально учитывается норма амортизации (AfA) для имущества.

Ежегодная амортизация обычно 2% стоимости строительства или приобретения, не включая затрат на землю. Остальные расходы — аналогично проживающим в съёмной квартире, но для домовладельцев дополнительно учитывается земельный налог.

При ипотеке возможно учесть в вычете проценты по кредиту.

Учёт расходов на Home-Office для супругов

Если домашний кабинет используют муж и жена, каждый может учесть половину расходов.

Но здесь включаются в игру обстоятельства и степени владения недвижимостью. Поэтому каждый случай рассматривается индивидуально.

Как подать заявление на получение налогового вычета за домашний офис

Сведения в налоговую с указанием всех полагающихся вычетов, в том числе, фактических дат режима на дому, подаются в начале следующего года.

Этапы:

1. Просчитайте, насколько реально будет получить весомый вычет за работу из дома.
2. Подготовьте документы с доказательствами режима и расходов.
3. Заполните и отправьте форму декларации.

Рассчитываем, выгодно ли подавать на вычет

Учитывая безусловный фиксированный немецкий вычет на расходы, связанные с получением дохода от работы по найму, проанализируйте, насколько сильно выходите за него.

Например, если в реальности затрат на домофис за год получается на 600€, смысла тратить время на декларации нет. Когда же, например, целый год работаешь из своего кабинета в квартире, и расходуется на свет, воду, интернет, компьютерные программы и прочее точно больше 1260€, смысл пытаться вернуть часть налога есть.

Собираем необходимые документы

При подаче декларации налоговая не требует прикладывать никаких документов. Но если инспекция решит более детально всё проверить, направит вопросы и просьбы как-то доказать определённые цифры.

Поэтому лучше иметь под рукой:

• Сведения о размере жилой площади жилья и домофиса. Лучше составить схему помещений для наглядности.
• Чеки, счета и прочие бумаги, доказывающие обустройство кабинета для работы.
• Платёжки за коммунальные услуги, интернет, связь, электричество и т.п.
• Справку от работодателя о том, что налогоплательщик работал из дома в определённом периоде. Бумагу лучше получить заранее, чтобы самостоятельно провести предварительные расчёты для декларации.

Для Home-Office-Pauschale важны дни работы дома, для домашнего кабинета — полные календарные месяцы.

Заполняем налоговую декларацию

В Германии налоговую декларацию подают в электронном виде на официальном сайте налоговой службы Elster или на бумаге (формуляр есть в налоговом отделении по месту жительства).

В разделе с учётом расходов добавьте траты на домашний офис за расчётный период:

• Если претендуете только на фиксированные вычеты в размере 6€ за день, заполните данные в Приложении N, строка — Homeoffice Pauschale. В декларации за 2021 и 2022 это строчка 45. За 2023 может быть уже другая.
• При наличии рабочего кабинета и других расходов — укажите суммы в строке 44.

Перед отправкой проверьте, что внесли все сведения правдиво и в случае чего сможете подтвердить каждый пункт.

Пример расчёта для периода 2023

Зарплата не женатого без детей сотрудника составляет 60000€ брутто в год. Налог из зарплаты вычитали по первому налоговому классу. В течение года из зарплаты удержали:

• подоходный налог 10319€,
• взносы на социальное страхование 11562€.

Если никакие расходы на работу в декларации не указывать, налоговая база составит 47208€. Она рассчитывается так:

Средняя ставка (на всю базу) в этом случае составит 21,87% и подоходный налог получится 10323€. Поскольку из зарплаты уже удержали 10319€, после рассмотрения декларации сотруднику придётся заплатить разницу — 4€. Поэтому декларация ничего не дает.

Теперь представим, что сотрудник живёт в квартире размером 60 м2 и платит за неё 1000€ в месяц (вместе с коммунальными платежами). Есть отдельная рабочая комната размером 10 м2 — центр профессиональной деятельности.

В этом случае домашний кабинет занимает 16,67% площади квартиры. Получается, расходы на него составляют 2000€ в год (12000 x 16,67%).

Налоговая база теперь уменьшится до 46438€:

При этом снизится и средняя налоговая ставка — до 21,64%. Это означает, что по итогам декларации годовой подоходный налог составит 10047€. Теперь наоборот, сотруднику вернут 272€.

Если дополнительно были куплены мебель и оборудование для работы из дома на 1000€:

• база уменьшится до 45438€,
• ставка станет 21,33 %,
• годовой налог будет 9692€.

В этом случае возврат налога увеличится до 627€.

Другой вариант — когда у сотрудника нет отдельной комнаты для работы, но он 130 дней за год работал только из дома. Для этого были куплены мебель и оборудование на 500€. В остальные 100 дней он ездил на работу — 15 км в одну сторону.

Налоговая база в этом случае рассчитывается так:

Средняя налоговая ставка при этих цифрах составит 21,72%, годовой налог 10143€. После подачи декларации сотруднику вернут 176€.

28-05-2024, Екатерина Щукина, Евгений Шевцов